Een goede, interessante en effectieve meeting is het hart van een goed en cohesief team! Waarom zijn de meeste meetings dan zo slecht!? We reiken hierbij de oplossing aan.
Vergaderingen horen bij ons werk, maar ze lijken vaak niet veel op te leveren.
Sterker nog, ze gelden als regelrechte energievreters. Dat komt omdat we op de verkeerde manier vergaderen.
In dit model met bijhorende online tool leren we je als teamleader of coach organisaties en teams begeleiden in hun meetingcultuur.
Specifiek werken we op hoe je moeilijke meetings in effectieve en productieve meetings kan omvormen aan de hand van de 4 types van meetings.
Mogelijke Topics
1. Dagelijkse check-in
De “Dagelijkse Check-in” is een agenda-georiënteerde, administratieve meeting die niet langer zou mogen duren dan vijf of tien minuten.
Het doel van deze meeting is simpelweg om teamleden op gelijke golflengten te houden en te zorgen voor een dagelijks forum waar activiteit updates en planning besproken kunnen worden. Hou informele conversaties met teamleden, rond relevante administratieve items.
Sleutels tot succes
- Zit niet neer
- Hou het administratief
- Zeg niet af als sommige mensen er niet zullen geraken
2. Tactische – en operationele meeting
De “Tactical Staff” is wat de meeste mensen kennen als gebruikelijke operationele meeting.
Ze zouden ongeveer een uur lang moeten zijn, met een speling van 20 minuten, en zouden moeten focussen op de discussie rond en oplossing van problemen die doelen in de nabije toekomst affecteren. Scorekaart herbekijken en oplossen van kritieke tactische obstakels en problemen.
Sleutels tot succes
- Plan nog niets, tot na de eerste rapportering
- Stel strategische discussies uit
3. Adhoc strategische meeting
De “Adhoc Strategische Meeting” is de meest interessante meeting voor teamleaders en de belangrijkste indicator van de strategische bekwaamheid van een bedrijf.
Het is dé adequate plek voor grote topics; degene die op lange termijn een impact hebben op het bedrijf. Deze topics hebben meer tijd en een andere setting nodig.
Een setting waarin deelnemers kunnen brainstormen, debatteren, ideeën presenteren en met elkaar kunnen overleggen om zo de meest optimale lange termijnoplossing te kunnen vinden.
Elke strategische meeting zou niet meer dan twee onderwerpen mogen bevatten. Aan elk onderdeel zou vervolgens ongeveer twee uur moeten besteedt worden. Discussieer, analyseer, brainstorm en maak een beslissing rond een kritisch probleem dat op lange termijn een grote impact zal hebben op succes.
Sleutels tot succes
- Focus op een specifiek onderwerp
- Bereid je voor
- Ga volledig op in het conflict
4. Off-site review (elk kwartaal)
De “Off-site review” gebeurt elk kwartaal en is voor teamleden een opportuniteit om afstand te nemen van het bedrijf, letterlijk en figuurlijk, om allerlei items opnieuw te kunnen beoordelen.
Deze items includeren de interpersoonlijke prestaties van het team, de strategie van het bedrijf, de prestaties van personeel van zowel hoge als lage rang, motivatie, competitieve gevaren en trends in de sector.
De duur van deze reviews kan variëren van het betere deel van een dag tot twee volle dagen elk kwartaal.
Doel: Ontwikkelend:
Speelboek (teamontwikkeling, dynamiek en helderheid), competitief landschap, trends in de sector en sleutelpersoneel herbekijken.
Sleutels tot succes
- Ga naar buiten
- Focus op werk, limiteer sociale activiteiten
- Overstructureer of overbelast de planning niet
Aanpak
- Offline of klassikale training
- Online training (TEAMS)
- Persoonlijke coaching
- Inspiratiesessies
- Blended opleidingstraject
Blijf altijd op de hoogte!
Schrijf je in op onze Trixolutions Nieuwsbrief